Der Booster für die Feuerwehr: Digitalisierung und Vernetzung

Um Menschenleben zu retten und Sachgüter wirkungsvoll zu sichern, sind ein schnelles Handeln, eine effiziente Arbeitsweise und durchgängige Workflows im Feuerwehrwesen unerlässlich. Die entscheidende Unterstützung kann eine umfassende Digitalisierung bieten. Dabei geht es nicht um eine digitale Abbildung papierbasierter Abläufe, sondern vielmehr um eine digitale Vernetzung und damit Digitalisierung von Prozessketten.

Autor: Christian Hanz*

Die überwiegende Mehrheit der Rettungskräfte, gerade bei der Feuerwehr, leistet ihren Dienst ehrenamtlich. Sie müssen in ihrer Freizeit für Einsätze bereitstehen und auch als Führungskräfte die Ausbildung der Mannschaften planen und durchführen. Das Aufgabenspektrum ist dabei vor, im und nach einem Einsatz extrem vielfältig. Es reicht von der Verwaltung aller wichtigen Daten zu Personal, Fahrzeugen und Materialien bis zur Erstellung von Einsatzberichten und Statistiken.

Die Einsatzbereitschaft muss zu jeder Zeit gewährleistet sein, das heißt zum Beispiel, Fahrzeuge müssen in einwandfreiem Zustand bereitstehen, Schläuche oder Atemschutzgeräte gewartet und Prüfvorschriften erfüllt sein. Auch Daten zur Tauglichkeit der Mannschaft sind vorzuhalten, etwa im Hinblick auf absolvierte Atemschutz-Untersuchungen.

Vor allem aber fallen viele administrative Tätigkeiten wie Dokumentations- und Prüfaufgaben an, die oft aufwendig und weniger attraktiv sind und von den Feuerwehrkräften in der Freizeit zu leisten sind. Zu den Dokumentationspflichten gehören detaillierte Einsatzberichte, die beispielsweise festhalten, welche Personen Schadstoffen ausgesetzt waren. Zugespitzt formuliert gilt oft: Auf eine Stunde Einsatz kommt eine Stunde Berichtswesen. Angesichts dieses breit gefächerten Aufgabengebiets stellt sich die Frage, wie die Feuerwehrkräfte maximal entlastet werden können. Schließlich sollte es immer ein Ziel sein, die „Work-Ehrenamts-Balance“ zu verbessern, also die Vereinbarkeit von Beruf und Ehrenamt mit adäquaten Maßnahmen sicherzustellen.

Verwaltung leicht gemacht durch digitale Vernetzung

Die Antwort auf die Herausforderungen ist eine durchgängige Digitalisierung und Vernetzung von Akteuren. Die heute vereinzelt noch praktizierte mündliche Datenweitergabe, Brief- und Fax-Kommunikation im Feuerwehrwesen sind nicht mehr zeitgemäß. Teilweise werden Feuerwehrkräfte zum Beispiel noch postalisch darüber informiert, dass eine Tauglichkeitsuntersuchung für sie als Atemschutzgeräteträger ansteht. Derartig aufwendige, ineffiziente Prozesse können durch Vernetzung, Digitalisierung und Automatisierung abgelöst werden.

Insbesondere durch Cloud und App-Lösungen lassen sich die Effizienz deutlich erhöhen und die Aufwände für Rettungskräfte erheblich senken: Zentrale, hochverfügbare Daten, die alle Akteure in die Prozesse mit einbinden, sorgen nicht nur für Transparenz, sondern auch für verbesserte Datenqualität und vielfältige Kollaborationsmöglichkeiten. So sind Feuerwehren zum Beispiel durch eine zentrale Cloud-basierte Management-Plattform in der Lage, alle Verwaltungsaufgaben zentral zu verfolgen und zu dokumentieren. Beispiele dafür wären das einfache Anlegen lückenloser Einsatzberichte oder die automatisierte Übernahme wichtiger Informationen aus dem Einsatzmanagementsystem (EMS). Auch die zentralisierte Personal- und Fuhrpark-Verwaltung mit vollständiger Übersicht über Tauglichkeiten und Einsatzzeiten der Einsatzkräfte oder speziellen Fahrzeugdaten vereinfacht die Arbeit der Feuerwehren.

Das Team im Vordergrund

Eine Cloud-basierte Lösung mit Einsatz von Apps kann vor allem auch den Teamgedanken im Feuerwehrwesen stärken und gerade Verwaltungstätigkeiten auf mehrere Schultern verteilen. Daten werden dort erfasst, wo sie anfallen, beispielsweise auf dem Smartphone oder Tablet des Feuerwehrmitglieds. Über einen digitalen Self-Service per App können Feuerwehrleute zum Beispiel ihre persönlichen Daten eingeben und anpassen, etwa wenn sich eine Telefonnummer oder die Adresse ändert. Die verschiedenen Verantwortungsbereiche haben so einen direkten Zugriff auf alle Informationen, die sie benötigen. Über die App können die Feuerwehrleute auch Informationen und Erinnerungen erhalten, etwa wenn eine Übung ansteht oder Unterlagen zur Führerscheinvalidierung fehlen.

Wiederkehrende Prozesse wie die Dokumentation von Tauglichkeiten oder die Validierung von Fahrerlaubnis, Übungs- und Einsatzteilnahmen werden auf diese Weise auf das gesamte Team verteilt. Es wird dabei eine „echte Digitalisierung“ umgesetzt, sodass keine Papierlisten mehr in Software-Listen umgewandelt werden müssen und stattdessen eine digitale Vernetzung von Prozessen erfolgt.

Prinzipiell wird auch im Feuerwehrwesen wie in anderen Bereichen des privaten und geschäftlichen Alltags an einer zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung kein Weg vorbeiführen. Es gilt, die Chancen so zu nutzen, dass die Einsatzkräfte gerade auch in verwaltungsintensiven Aufgaben deutlich entlastet werden. Denn sich ehrenamtlich für den Schutz der Gemeinschaft einzusetzen, sollte bestmöglich unterstützt werden.

* Christian Hanz ist Produktmanager bei der VOMATEC Innovations GmbH